In gesprek met Joris Salden, Directeur-Generaal Consulaire Zaken

Op 1 juli 2022 startte Joris Salden als nieuwe Directeur-Generaal Consulaire Zaken. Hij was als carrièrediplomaat 20 jaar actief op verschillende posten, van Nairobi via Rome, Madrid en Istanbul tot Guangzhou in China. Die ervaring in verschillende werelddelen maakte hem bewust van het blijvende belang van het consulair netwerk voor landgenoten in het buitenland en hoe dat netwerk een rol speelt in buitenlandse politiek.

Waarvoor kunnen Belgen in het buitenland terecht bij de consulaire posten?

“De consulaire posten in het buitenland bieden een ruime waaier van diensten aan. Hiervoor maken we het onderscheid tussen Belgen die permanent in het buitenland verblijven en dus ingeschreven zijn in de consulaire bevolkingsregisters, en degenen die tijdelijk in dat land verblijven, zoals bijvoorbeeld toeristen.

Enkel ingeschreven landgenoten kunnen beroep doen op administratieve dienstverlening, zoals het aanvragen van reis- en identiteitsdocumenten, het verkrijgen van attesten, akten van nationaliteit en burgerlijke stand en notariële akten. Voor wie niet is ingeschreven op de consulaire post beperken de tussenkomsten zich vooral tot noodbijstand, bijvoorbeeld door het afgeven van een voorlopig paspoort. Verder spelen onze posten een belangrijke rol in crisissituaties. Dat werd nog maar eens duidelijk tijdens de covidpandemie, de crisis in Afghanistan en de recente aardbeving in Turkije en Syrië.

Naast de dienstverlening aan de Belgische gemeenschap mag men niet uit het oog verliezen dat onze consulaire posten ook vaak instaan voor de behandeling van visumaanvragen voor buitenlandse gasten, wat voor sommige posten een belangrijk onderdeel van hun takenpakket uitmaakt.”

Hoe toegankelijk is deze dienstverlening voor landgenoten?

“Het begrip ‘toegankelijkheid’ staat centraal in mijn actieplan voor de volgende jaren. De Belgische gemeenschap in het buitenland is de voorbije vijf jaar met 13% toegenomen, wat het equivalent is van een grote gemeente (60.500 mensen). In totaal zijn nu zo’n 513.000 Belgen ingeschreven op een consulaire post, het reële cijfer van landgenoten die buiten België wonen, ligt wellicht een stuk hoger.

Het wordt dus een bijzondere uitdaging om, met dezelfde middelen, aan steeds meer mensen de best mogelijke dienstverlening te verzekeren. Daarbij komt nog dat het verwachtingspatroon van onze medeburgers evolueert, zowel op het vlak van kwaliteit van de diensten als wat betreft de reactiesnelheid van onze consulaten.

Inschrijving op de consulaire beroepspost blijft dan ook een essentiële eerste stap. Enerzijds omdat we door het consulair wetboek gebonden zijn aan deze inschrijving vooraleer we voor administratieve bijstand kunnen tussenkomen. Anderzijds ook omdat onze tussenkomst in een noodsituatie veel sneller en efficiënter verloopt als we over de juiste gegevens van betrokken personen beschikken. Daarnaast is deze inschrijving ook noodzakelijk om aan federale en Europese verkiezingen te kunnen deelnemen.

De identiteitskaart die ingeschreven Belgen kunnen aanvragen, geeft al toegang tot verschillende diensten van de Belgische autoriteiten en zal in de toekomst steeds meer toegang verlenen tot onlinediensten, die we verder blijven uitbouwen.

In die context spreekt het voor zich dat digitale dienstverlening nooit het menselijke contact in onze consulaten zal vervangen, dat is ook niet de bedoeling. Niet iedereen vindt even gemakkelijk zijn weg in een digitaal aanbod. Maar veel landgenoten zijn vragende partij voor meer onlinediensten, die hen soms lange verplaatsingen besparen.”

Hoe snel gaat het om een nieuw paspoort aan te vragen bij een consulaire post?

“Enkel Wie zich bij het consulair bevolkingsregister inschreef, kan een paspoort aanvragen bij de consulaire post. We merken hierbij piekmomenten en soms ook rustigere periodes. Dat werd bijzonder duidelijk richting het einde van de covidpandemie, toen de reisbeperkingen bijna wereldwijd tegelijk werden opgeheven. Iedereen wilde op hetzelfde moment terug beginnen reizen, wat natuurlijk volkomen begrijpelijk is. Bovendien hadden vele landgenoten de voorbije jaren hun paspoort niet vernieuwd, want ze hadden het niet nodig.

Het gevolg hiervan was dat onze consulaten overstelpt werden met aanvragen en de wachttijden soms hoog opliepen. Sommige landen kampten met onvoldoende stock aan documenten en konden daardoor geen paspoorten meer afgeven; gelukkig was dat door onze proactieve houding niet het geval.

Alles wijst erop dat we volgende zomer opnieuw veel paspoortaanvragen zullen krijgen. We raden daarom aan om nu alvast de geldigheid van je paspoort na te kijken en eventueel vervroegd een vernieuwing aan te vragen. De ideale gelegenheid om kennis te maken met het nieuwe Belgische paspoort, één van de mooiste en meest beveiligde reisdocumenten ter wereld.”

FOD Buitenlandse Zaken zorgt ook voor gedetailleerd reisadvies per regio. Hoe gaat dat concreet in zijn werk?

“We staan steeds vaker in voor noodbijstand. Een natuurramp, politieke crisis, terroristische aanslag, een bus- of treinongeluk, … Het kan letterlijk overal voorkomen. Bij dergelijke rampen worden we vaak snel gecontacteerd door bezorgde familieleden en vrienden. Het is voor ons dan ook essentieel om te weten wie zich op dat ogenblik in die regio bevindt en dus mogelijk slachtoffer kan zijn. Zo kunnen we lokaal meer informatie zoeken om naasten gerust te stellen, of om de nodige consulaire bijstand te kunnen aanbieden.

Een essentieel instrument hierbij is onze webapplicatie ‘Travellers Online’ (travellersonline.diplomatie.be). Voor elke landgenoot zou het op termijn een automatisme moeten worden om hierop in te schrijven. Dat geldt niet alleen voor Belgen die op reis gaan, maar ook voor medeburgers die in het buitenland wonen en zich naar een ander land begeven.

Daarnaast moet je je ook zo goed mogelijk informeren. De reisadviezen die we publiceren (diplomatie.belgium.be/nl/reisadviezen) zijn dan ook onontbeerlijke lectuur ter voorbereiding. Eerst en vooral zijn ze een grote bron aan praktische informatie die permanent wordt geactualiseerd door mensen die het terrein kennen. Daarnaast lees je of reizen naar een bepaald land of regio al dan niet formeel wordt afgeraden, of wanneer waakzaamheid is geboden. De reisadviezen zijn niet bindend maar hebben wel gevolgen, bijvoorbeeld voor de reisverzekering. Daarnaast kan FOD Buitenlandse Zaken bij wettelijke verplichting geen bijstand verlenen voor wie zich naar een gebied begeeft waarvoor reizen afgeraden is.”

Elke consulaire post heeft een noodnummer. Waarvoor kan je op dit nummer terecht?

“Noodbijstand behoort tot één van de kerntaken van onze consulaire posten en onze collega’s in het buitenland staan dan ook, om beurt, in voor de wachtdienst waardoor onze posten 24/7 bereikbaar blijven. Het netwerk van onze ereconsuls, wiens belangrijke rol ik in deze echt wens te benadrukken, zorgt er verder voor dat we ook vaak mensen kunnen bijstaan in steden of landen waar we geen beroepspost hebben.

Deze consulaire bijstand varieert echt van geval tot geval en gaat bijvoorbeeld van de afgifte van een voorlopig paspoort na een diefstal tot bijstand na een ongeval of sterfgeval. We volgen ook steeds vaker dossiers op van landgenoten die om één of andere reden in het buitenland gevangengehouden worden.

De post helpt onze medeburger soms om contact te leggen met de verzekeringsmaatschappij of met familie en vrienden die hem of haar eventueel financieel kunnen bijstaan indien nodig. Het is trouwens een misvatting dat we mensen zomaar gratis kunnen repatriëren.

Wat me na 20 jaar postervaring wel blijft verbazen, is hoeveel mensen op reis gaan zonder een degelijke reisverzekering. Zolang alles goed gaat, is er natuurlijk geen probleem. Maar in geval van gezondheidsproblemen of een ongeluk tijdens een reis kan men al snel geconfronteerd worden met heel hoge ziekenhuiskosten, om nog niet te spreken over een medische repatriëring. Een verzekering kan in dergelijke gevallen een groot verschil maken in de kwaliteit van gezondheidszorg waarop men beroep kan doen. Het is in die context dan ook goed om te weten dat een consulaat nooit tussenkomt in de betaling van medische kosten. Het is en blijft de verantwoordelijkheid van de reiziger om zich voldoende te verzekeren.”

De verkiezingen van 2024 staan voor de deur. Welke communicatie zal er komen en wat moeten landgenoten in orde brengen?

“Sinds 2003 hebben Belgen die in de consulaire bevolkingsregisters zijn ingeschreven stemplicht. Daardoor kunnen ze wegen op politieke beslissingen die ook voor hen van belang kunnen zijn. De organisatie van verkiezingen in het buitenland is een bijzonder zware uitdaging, zowel voor onze buitenlandse posten als voor de diensten in Brussel. Het spreekt voor zich dat we al volop bezig zijn met de voorbereidingen van 2024.

De meeste landgenoten hebben zich al ingeschreven voor de verkiezingen en hebben dus hun keuze van stemwijze al te kennen gegeven: per post, in persoon, op het consulaat of per volmacht. Zij mogen hun keuze van stemwijze vóór de verkiezingen nog veranderen. Wie nog niet als kiezer is ingeschreven, nodig ik uit om dat zo snel mogelijk te doen. Het is een kleine moeite en kan voortaan zelfs online via onze webapplicatie.

Een nieuwigheid voor deze verkiezingen is dat jongeren vanaf 16 jaar, indien ze dat wensen, voor de Europese verkiezingen kunnen stemmen. Aangezien deze wijziging van toepassing zal zijn op 1 mei 2023 zullen we in de volgende maanden hiervoor een specifieke communicatiecampagne opzetten.”

Hoe ziet u uw departement over drie tot vijf jaar?

“Als ik het werk aanschouw van onze collega’s die dag na dag ten dienste staan van onze landgenoten, dan kan ik enkel trots zijn op hun inzet en enthousiasme. Ik beschouw het dan ook als mijn taak om ervoor te zorgen dat we, in de loop van de komende jaren en ondanks een toenemende werklast, onze dienstverlening nog verder kunnen verbeteren en, waar mogelijk, administratief vereenvoudigen. We zullen uiteraard altijd aandacht blijven geven aan het menselijke aspect in de dienstverlening, wat zeer belangrijk blijft voor onze landgenoten in het buitenland.”