“De grootste aanpassing gebeurde bij onze klanten”

In maart schakelden veel bedrijven noodgedwongen en heel plots om naar digitaal werken. Voor Ariad veranderde er echter weinig; in 2014 al waren zij digitale pioniers. Een jaar na de start breidden ze hun Belgische bedrijf uit naar Spanje, waar intussen al twee vestigingen zijn. CEO Jeroen Van Ermen woont in Almería en geeft tips vanuit zijn jarenlange ervaring.

Hij is digitale marketeer in hart en nieren, maar bekeek de markt als één van de eersten in ons land met een ruimere blik. Samen met zijn zakenpartner startte hij in 2014 een recruitmentbureau gespecialiseerd in digitale marketeers. Vanaf het begin had Jeroen ook een persoonlijke doelstelling voor ogen: hij wilde zo snel mogelijk met zijn Spaanse vrouw naar haar geboortestreek verhuizen en van daaruit het bedrijf leiden. Dit was de sleutel om het bedrijf meteen in een virtuele omgeving op te zetten. “Fysieke ontmoetingen blijven natuurlijk belangrijk. Voor de coronacrisis ging ik een week per maand op bezoek bij onze kantoren en klanten in Brussel en Madrid. Maar sinds maart is dat niet meer mogelijk, en toch blijft alles draaien.”

Digitale transformatie

Het hoofdkantoor in Brussel zorgt voor de verkoop aan hoofdzakelijk Belgische klanten, de kantoren in Madrid en Almería zorgen voor ondersteunende diensten. Klanten komen vooral uit de financiële wereld en consumentengoederen. “Het zijn bedrijven die volop in digitale transformatie zijn en beseffen dat ze expertise missen. Er zijn een aantal opties, zoals externe mensen aanwerven of tijdelijk mensen in het team zetten om de kennis binnen te halen. Wij bieden een rekruteringsoplossing aan. De meerderheid van ons team zijn Belgen, maar het is wel een internationaal team.”

Interviews via video, dat lijkt nu een evidentie, maar was het in het begin zeker niet. “Bij de start in 2014 kregen we een fantastische kans: BNP Paribas Fortis lanceerde toen HelloBank!, een volledig digitale bank, en wij mochten voor hen de digitale profielen aanwerven. We kregen de opdracht net voor de kerstperiode. We hebben toen als jong startend bedrijf alles uit de kast gehaald. Ik ging Kerst vieren bij mijn schoonfamilie in Spanje, maar bleef wel gewoon doorwerken. De enige manier om dat te doen, was via videovergaderingen. Na de kerstvakantie hebben we onze klant verbaasd door het werk dat de voorbije twee weken was gebeurd, we konden toen duidelijk tonen hoe snel we schakelden door digitaal te werken.”. Het voordeel voor Ariad was dat ze niet moesten wachten tot een potentiële aanwerving buiten de werkuren op gesprek kon komen maar heel snel en efficiënt kandidaten konden interviewen.

“Het was wel even bang afwachten of deze opzet en manier van werken succesvol zou zijn. In die tijd waren videosollicitaties zeker geen evidentie, maar het werkte goed vanaf het begin.”

Spontane ontmoetingen tijdens een lockdown

Hoewel het bedrijf al zeer virtueel werkte, werden de kantoren in beide landen wel gesloten door lokale lockdowns. Hoe werd het contact tussen werknemers behouden? “Natuurlijk was er wel een aanpassing; plots konden we geen spontane afterworkdrinks meer organiseren en ook het reizen was volledig weggevallen. Er zijn wel digitale tools voor die we al gebruikten of meteen toevoegden toen de crisis begon. Zo is er bijvoorbeeld Donut, een tool die elke week lukraak twee werknemers aan elkaar koppelt en een virtueel koffiemoment inplant. Daarnaast hebben we meteen de communicatie aangepast; naast de bestaande teamvergaderingen op maandag en woensdag, is er nu ook elke vrijdag een virtuele bijeenkomst met alle werknemers, om een update te geven over het bedrijf. De halfjaarlijkse fysieke teambuildingactiviteit ging net voor de zomer ook voor het eerst digitaal: we organiseerden een virtuele escape room. Als het spontane ontmoetingsmoment wegvalt, moet je het wel orkestreren.”

Onzekere markt

De coronacrisis liet zich vooral bij de klanten voelen. “Er heerste een soort algemene paniek. Veel projecten kwamen plots op losse schroeven te staan. Enkele van onze klanten zijn helaas hard getroffen. Dan is het logisch dat de digitale projecten worden uitgesteld of afgelast. Langs de andere kant verhoogde de nood naar digitalisering en dat creëerde een soort dualiteit in onze markt.”. De laatste maanden waren een onzekere periode, zelfs voor een bedrijf dat al grotendeels virtueel werkte. “Voor mij persoonlijk was het gevoelsmatig vooral aanpassen dat ik niet meer zomaar naar Madrid of Brussel kon reizen om mijn mensen fysiek in de ogen te kijken. Als we er nu op terugkijken, weet ik dat we het goed doorstaan hebben. Vanaf dag één is alles zijn gewone gang beginnen gaan, weliswaar met kleine aanpassingen en een beetje zoeken.”

Het klantenportfolio is divers. “Wij zijn actief in verschillende sectoren: bank, financiën en verzekeringen, cosumentengoederen, retail en telecom. Die diversiteit zorgt ervoor dat we minder kwetsbaar zijn als één van de sectoren plots getroffen wordt, zoals nu het geval is. Je werkt al jaren op een bepaalde manier en kan doorgaans de resultaten van je werk nauwkeurig inschatten. Maar als de markt plots verandert, heb je geen basis meer om resultaten op te projecteren. Gelukkig begint het nu langzaamaan weer te stabiliseren en ook onze klanten plannen weer vooruit.”

Toekomst

Wat na deze crisis? “Ik denk dat we iets minder zullen reizen dan voorheen, het zal ook minder verwacht worden door onze klanten. Helemaal afschaffen zal niet gebeuren, fysieke ontmoetingen zullen altijd belangrijk blijven.

Ondanks alles wat er in de wereld aan het gebeuren is, zien we groei voor ogen. We zitten in een segment, digitale marketing en e-commerce, waar we met onze flexibele staffing solutions waarde kunnen toevoegen voor onze klanten en personeel. We voelen ook dat de manier waarop we georganiseerd en operationeel zijn, juist zit en toekomstgericht is. We ambiëren om de referentie te worden in Europa voor wat betreft het rekruteren van digitale marketing & e-commerce experten voor toonaangevende bedrijven. ”